fbpx

Databeskyttelsespolitik

Elmer Advokaters databeskyttelsespolitik

Hvordan kan du kontakte os?

Hvis du ønsker at udnytte dine rettig­he­der som beskre­vet neden­for, eller hvis du har spørgs­mål til vores behand­ling af dine personoplysninger eller denne data­be­skyt­tel­ses­po­li­tik, er du velkom­men til at kontakte os på neden­stå­ende adres­ser – angiv gerne atten­tion til advo­kat og part­ner Kira Kolby Chri­sten­sen.

Du kan også altid kontakte os via den sikre kontakt­for­mu­lar.

Hvis ikke du kan sende en kryp­te­ret mail til os, anbe­fa­ler vi faktisk, at du anven­der formu­la­ren – navn­lig hvis din henven­delse også inde­hol­der følsomme eller fortro­lige oplys­nin­ger – fordi du derved undgår risiko for kræn­kelse.

Elmer Advo­ka­ter Advo­ka­ta­k­tie­sel­skab
CVR-nr. 26 09 55 65

Borger­gade 24B

1300 Køben­havn K

Mail: elmer@elmer-adv.dk alter­na­tivt sikkermail@elmer-adv.dk

Hvilke behandlinger foretager vi?

Elmer Advo­ka­ter beskæf­ti­ger 18 ansatte, og vi er speci­a­li­se­ret i ansæt­tel­ses­ret, erstat­nings­ret, forsik­rings­ret og person­data.

Vi er data­ansvar­lige i forhold til vores perso­na­lesa­ger og rekruttering samt vores gene­relle markeds­fø­ring – herun­der plan­læg­ning og gennem­fø­relse af diverse arran­ge­men­ter såsom kurser og Gå-hjem møder.

Når vi behand­ler vores klien­ters sager, anser vi os også for data­ansvar­lige, idet vi efter de advo­ka­te­ti­ske regler er ansvar­lige for den rådgiv­ning, vi har givet. Vi skal bl.a. kunne stå på mål for, at rådgiv­nin­gen er base­ret på et fyldest­gø­rende oplyst grund­lag. Desu­den er vi som advo­ka­ter under­lagt en række forplig­tel­ser i anden lovgiv­ning, som inde­bæ­rer, at vi ikke til fulde kan arbejde efter instruks fra vores klien­ter.

Som data­ansvar­lige i forhold til vores klien­ters sager er vi til gengæld fuldt opmærk­somme på, at vi – som følge af vores faglige speci­a­le­om­rå­der – behand­ler en række fortro­lige oplys­nin­ger om navnlig vores klien­ter, samt om perso­ner (tred­je­par­ter), der har tilknyt­ning til vores klien­ters sager. Der er både tale om almin­de­lige oplys­nin­ger omfat­tet af arti­kel 6 i data­be­skyt­tel­ses­for­ord­nin­gen og af § 6 i data­be­skyt­tel­ses­lo­ven, og cpr-numre, som er regu­le­ret i data­be­skyt­tel­ses­lo­vens § 11, samt oplys­nin­ger omfat­tet den særlige kate­gori af data regu­le­ret i data­be­skyt­tel­ses­for­ord­nin­gens arti­kel 9 og data­be­skyt­tel­ses­lo­vens § 7. I sagerne kan også indgå oplys­nin­ger om straf­bare forhold, jf. data­be­skyt­tel­ses­lo­vens § 8.

Oplys­nin­gerne indsam­les primært fra vores klien­ter. I mange tilfælde indsam­les tillige oplys­nin­ger dog også fra andre – herun­der modpar­ten og andre aktø­rer i sagerne.

Alt afhæn­gig af sagens karakter vil oplys­nin­gerne i forbin­delse med behand­lin­gen blive udveks­let med de rele­vante eksterne aktø­rer – det være sig modpart, vidner, fagfor­e­ning, arbejds­gi­ver, kommu­ner, stats­lige myndig­he­der, vold­giftsnævn, domsto­lene mv.

Al udveks­ling af data er dog i det hele betin­get af, at en indsam­ling, regi­stre­ring og vide­re­gi­velse er nødven­dig i den konkrete sag for at kunne bistå vores klient bedst muligt

Når sagen er afsluttet, kan vi bede om klientens udtrykkelige samtykke til at offentliggøre en nyhed om sagen.

Retsgrundlaget for behandlingen er:

  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger med udtrykkeligt samtykke
  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt
  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse
  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en legitim interesse, medmindre hensynet til den registreredes interesser går forud herfor

Retsgrundlaget for behandlingen af de følsomme oplysninger (helbredsmæssige forhold, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, strafbare forhold etc.) er derudover:

  • databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger med udtrykkeligt samtykke
  • databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at fastlægge, forfølge eller forsvare et retskrav
  • databeskyttelseslovens § 8, stk. 2 og 3, hvorefter der kan ske behandling af oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt til varetagelse af en legitim interesse, og hvis denne interesse klart overstiger hensynet til den registrerede, ligesom der kan ske videregivelse hvis det sker til varetagelse af interesser der klart overstiger de hensyn, der begrunder hemmeligholdelse
  • databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, hvorefter der kan ske behandling af oplysninger om strafbare forhold, hvis betingelserne databeskyttelseslovens artikel 9 er opfyldt

Retsgrundlaget for behandling af personnummer er:

  • databeskyttelseslovens § 11, stk. 4, som betyder, at der kan ske behandling af personnummer efter reglerne i databeskyttelsesforordningens artikel 9 – herunder når det er nødvendigt for at fastlægge, forfølge eller forsvare et retskrav (artikel 9, stk. 2, litra f)

Er du klient vil vores behandling være baseret på en kombination mellem artikel 6, stk. 1, litra b, fordi vi har indgået en aftale med dig, om at bistå dig i din sag, og artikel 9, stk. 2, litra f, fordi vi har brug for behandle oplysningerne for at kunne fastlægge dit retskrav mod din modpart, samt for at kunne forsvare dig mod krav, der måtte være rejst af din modpart.

Er du modpart i en af vores sager vil vores behandling være baseret på en kombination mellem artikel 6, stk. 1, litra f, fordi vi vurderer, at vores klient har en legitim interesse i at behandle oplysninger om dig med henblik på at kunne forfølge sit krav, og artikel 9, stk. 2, litra f, fordi vi har brug for at behandle oplysningerne for at kunne fastlægge vores klients retskrav mod dig, samt for at kunne forsvare vores klient mod krav, der måtte være rejst af dig.

Er du tredjepart i en af vores sager vil vores behandling være baseret på en kombination mellem artikel 6, stk. 1, litra f, fordi vi vurderer, at vores klient har en legitim interesse i at behandle oplysninger om dig med henblik på at kunne forfølge sit krav, og artikel 9, stk. 2, litra f, fordi vi har brug for at behandle oplysningerne for at kunne fastlægge vores klients retskrav mod sin modpart, samt for at kunne forsvare vores klient mod krav, der måtte være rejst af modparten.

For så vidt angår vores personalesager behandler vi i udgangspunktet alene oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 og af databeskyttelseslovens § 11 – herunder navn, personnummer, kontaktoplysninger, løn og andre personalegoder, skatte- og kontooplysninger. Vedrørende vores studenter, fuldmægtige og advokater behandler vi også oplysninger om omsætning og registrerede timer.

Oplys­nin­gerne indsam­les primært fra medarbejderen selv. I nogle tilfælde kan der tillige blive indsam­let oplys­nin­ger fra andre aktører i sagen, men det vil høre til sjældenhederne og forudsætter, at sagen har udviklet sig til en tvist. Er der opstået en tvist, at kan der blive udvekslet oplysninger med kommu­nen, arbejds­ska­de­myn­dig­he­der, even­tuel vold­gift og medar­bej­de­rens fagfor­e­ning.

Normalt udveksles dog alene oplysninger med SKAT og lønbureauet, der varetager lønudbetalingen (Bluegarden).

Under alle omstændigheder er al udveks­ling af data i det hele betin­get af, at en indsam­ling, regi­stre­ring og vide­re­gi­velse er nødven­dig for at vi kan behandle personalesagen.

Retsgrundlaget for behandlingen er:

  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger med udtrykkeligt samtykke
  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt
  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse
  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en berettiget interesse, medmindre hensynet til den registreredes interesser går forud herfor
  • databeskyttelseslovens § 12, stk. 2, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger til brug for varetagelse af arbejdsretlige forpligtelser, hvis det er for at forfølge en berettiget interesse, der udspringer af lov eller kollektiv overenskomst

Retsgrundlaget for behandlingen af de følsomme oplysninger (helbredsmæssige forhold, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, strafbare forhold etc.) er derudover:

  • databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger med udtrykkeligt samtykke
  • databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt af hensyn til at overholde en arbejdsretlig forpligtelse
  • databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at fastlægge, forfølge eller forsvare et retskrav
  • databeskyttelseslovens § 8, stk. 2 og 3, hvorefter der kan ske behandling af oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt til varetagelse af en berettiget interesse, og hvis denne interesse klart overstiger hensynet til den registrerede, ligesom der kan ske videregivelse hvis det sker til varetagelse af interesser der klart overstiger de hensyn, der begrunder hemmeligholdelse
  • databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, hvorefter der kan ske behandling af oplysninger om strafbare forhold, hvis betingelserne databeskyttelseslovens artikel 9 er opfyldt
  • databeskyttelseslovens § 12, stk. 2, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger til brug for varetagelse af arbejdsretlige forpligtelser, hvis det er for at forfølge en berettiget interesse, der udspringer af lov eller kollektiv overenskomst

Retsgrundlaget for behandling af personnummer er:

  • databeskyttelseslovens § 11, stk. 4, som betyder, at der kan ske behandling af personnummer efter reglerne i databeskyttelsesforordningens artikel 9 – herunder når det er nødvendigt for at fastlægge, forfølge eller forsvare et retskrav (artikel 9, stk. 2, litra f)

Angående ansøgere til ledige stillinger hos os, behandler vi i udgangspunktet udelukkende de oplysninger, som ansøgeren selv sender ind. Om relevant kan vi dog godt søge og behandle oplysninger om ansøgeren fra dennes eventuelle offentligt tilgængelige profiler på sociale medier.

Ansøgeren vil modtage en bekræftelse på ansøgningen, og derefter behandler vi oplysningerne, mens rekrutteringsprocessen er i gang. Af hensyn til overholdelse af hvidvaskreglerne kan det i rekrutteringsprocessen blive relevant, at der indhentes en straffeattest – navnlig hvis der ansøges en betroet stilling (bogholder). Ansøger vil i givet fald blive bedt om at indhente den selv og præsenterer den for os. Selve straffeattesten gemmes ikke hos os.

Når processen er afsluttet, vil ansøgningen blive slettet. Fører processen til en ansættelse, vil ansøgningen dog blive lagt på pågældendes personalesag.

Ved svar på uopfordrede ansøgninger behandler vi også udelukkende de oplysninger, som ansøgeren selv har sendt ind. Vi svarer ansøgeren inden for et par dage, og hvis ikke der er mulighed for ansættelse, vil ansøgningen blive slettet med det samme, dette er meddelt ansøgeren.

I nogle tilfælde – hvad enten vi har ansøgt eller der ansøges uopfordret – vil vi bede om ansøgerens udtrykkelige samtykke til at beholde ansøgningen i 6 måneder, i fald der skulle dukke en mulighed for ansættelse op. Ansøgningen vil derefter blive slettet.

Vi indhenter ikke referencer uden samtykke.

Retsgrundlaget for behandlingen er:

  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger med udtrykkeligt samtykke
  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse
  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en berettiget interesse, medmindre hensynet til den registreredes interesser går forud herfor
  • databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, hvorefter der kan ske behandling af oplysninger om strafbare forhold, hvis betingelserne databeskyttelseslovens artikel 9 er opfyldt

Ud over at bistå vores klien­ter og tage hånd om vores personale behand­ler vi også oplys­nin­ger til brug for at kunne forfølge vores legi­time inter­esse til at admi­ni­strere vores forret­ning – herun­der at kunne varetage indkøb af diverse produkter og licenser til vores forretning samt for at forbedre, udvikle og markeds­føre vores rådgiv­ning­sy­del­ser.

For så vidt angår almindelig administration, behandles udelukkende almindelige oplysninger af ikke fortrolig karakter om kontaktpersonerne hos vores leverandører og andre samarbejdspartnere.

For så vidt angår vores markeds­fø­ring, behand­les udeluk­kende oplys­nin­ger af almin­de­lig ikke-fortrolig karak­ter i form af kontak­top­lys­nin­ger på delta­gerne i vores arran­ge­men­ter samt mailadres­ser på modta­gerne af vores nyheds­breve. Deru­d­over behand­ler vi elek­tro­ni­ske data og bruge­rad­færd på vores hjem­meside (cook­ies) til brug for diverse markeds­fø­rings­til­tag over­for såvel vores forbund­skun­der som andre via nyheds­mails, hjem­mesi­den og på diverse soci­ale medier.

Du kan læse mere om vores cook­i­epo­li­tik her.

Retsgrundlaget for behandlingen er:

  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger med udtrykkeligt samtykke
  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt
  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse
  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en berettiget interesse, medmindre hensynet til den registreredes interesser går forud herfor

Hos Elmer Advo­ka­ter bestræ­ber vi os altid på at behandle så få oplys­nin­ger som muligt og i så kort tid som muligt. Vores behov for at behandle og opbe­vare oplys­nin­ger afhæn­ger dog i høj grad også af vores forplig­tel­ser som arbejds­gi­ver og af vores advo­ka­te­ti­ske forplig­tel­ser, herun­der bl.a. plig­ten til at yde behø­rig grun­dig rådgiv­ning til vores klien­ter.

Hvordan sørger vi for at passe på dine oplysninger?

Elmer Advo­ka­ter prio­ri­te­rer data­be­skyt­telse højt både af hensyn til vores private klien­ters inte­gri­tet og af hensyn til fortro­lig­he­den med vores forbund­s­kli­en­ter og andre profes­sio­nelle samar­bejds­part­nere. Vi har imple­men­te­ret tekni­ske sikker­heds­for­an­stalt­nin­ger, der skal sikre data­be­skyt­telse i alle sammen­hæng. Vi har supple­re­ret de tekni­ske sikker­heds­for­an­stalt­nin­ger med orga­ni­sa­to­ri­ske tiltag i form af intern uddan­nelse og interne instruk­ser. Sammen med de tekni­ske sikker­heds­for­an­stalt­nin­ger skal de sikre fuld efter­le­velse af de gældende data­be­skyt­tel­ses­reg­ler. Vi gennem­fø­rer desu­den regel­mæs­sigt interne opfølg­nin­ger og efter­ud­dan­nelse, så det konti­nu­er­ligt sikres, at vores behand­lin­ger lever op til reglerne.

Hvornår slettes oplysningerne?

Elmer Advo­ka­ter slet­ter personoplysninger, når der ikke længere er et arbejds­be­tin­get behov for at behandle dem. I udgangs­punk­tet opbe­va­res oplys­nin­ger tilknyt­tet vores klien­ters sager i 5 år efter sagens afslut­ning, hvor­ef­ter de slet­tes i det hele. Opbe­va­rings­pe­ri­o­den er dikte­ret af gældende forældelsesfrister og hensynet til vores klienters muligheder for at få genoptaget sager uden at skulle indhente alt materiale på ny. Har vi givet en gratis forhånds­vur­de­ring, kan vi af samme grund også finde det nødven­digt at opbe­vare mail­kor­re­spon­dan­cen med vores vurde­ring i 5 år (altså også selvom du måtte vælge ikke at gå videre med bistand fra os).

Deru­d­over er vores opbe­va­rings­pe­ri­o­der afhæn­gig af de forplig­tel­ser, vi er under­lagt i særlov­giv­nin­gen. Eksem­pel­vis kan oplys­nin­ger om vores klien­ter og modpar­ter (uden selve sags­ma­te­ri­a­let) opbe­va­res i længere tid af hensyn til at kunne vare­tage vores forplig­tel­ser om inter­es­se­kon­flik­ter efter de advo­ka­te­ti­ske regler.

Vores perso­na­lesa­ger slettes 5 år efter, at ansæt­tel­ses­for­hol­det er stop­pet, lige­som vi slet­ter alle oplys­nin­ger rela­te­ret til markeds­fø­ring senest 1 år efter, at arrangementet/tiltaget er gennem­ført.

Nyhe­derne på vores hjem­meside slettes 5 år efter offent­lig­gø­relse.

Hvad er dine rettigheder?

Du har som regi­stre­ret en række rettig­he­der, som Elmer Advo­ka­ter er forplig­tet til at opfylde som følge af vores data­ansvar.

Du kan derfor altid kontakte os for at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behand­ler om dig, lige­som du kan få berig­ti­get even­tu­elle forkerte eller mangel­fulde personoplysninger. Du kan også kontakte os, hvis du ønsker, at dine personoplysninger bliver slet­tet, hvis du ønsker, at Elmer Advo­ka­ter begræn­ser behand­lin­gen af dine oplys­nin­ger, hvis du vil gøre indsi­gelse mod, at vi behand­ler oplys­nin­ger om dig, eller hvis du ønsker at udnytte din ret til data­porta­bi­li­tet (det vil sige, at du kan bede om at få over­ført dine oplys­nin­ger elek­tro­nisk til en ny data­ansvar­lig (eksem­pel­vis en ny advo­kat) og i et tilgæn­ge­ligt format).

Angående navnlig indsigelsesretten har du mulighed for at gøre indsigelse i de tilfælde, hvor vores behandling er baseret på databeskyttelseslovens artikel 6, stk. 1, litra f, som giver mulighed for at behandle oplysninger, hvis man forfølger en legitim interesse, og hensynet til den registrerede ikke overstiger denne interesse.

Det er navnlig relevant hvis du er modpart eller tredjepart i en af vores klienters sager. Vores behandling er i dette tilfælde bl.a. baseret på bl.a. artikel 6, stk. 1, litra f, og du har derfor mulighed for at gøre indsigelse mod vores behandling, hvis du vurderer, at dine interesser i, at dine oplysninger ikke behandles, overstiger vores klients interesse i at kunne behandle oplysningerne for at kunne forfølge sit krav. 

Ønsker du at gøre dine rettigheder gældende, kan du kontakte os på vores mailadres­ser eller postadres­ser idet du som atten­tion kan angive advo­kat og part­ner Kira Kolby Chri­sten­sen.

Du kan også – hvil­ket vi anbe­fa­ler – kontakte os via den sikre kontrakt­for­mu­lar.

Derved undgår du risiko for kræn­kelse, hvis ikke du kan sende en kryp­te­ret mail til os.

Hvis vi behand­ler personoplysninger base­ret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Hvis du ønsker at tilba­ge­kalde et samtykke til vores behand­ling, kan du også kontakte os via vores sikre kontakt­for­mu­lar.

Hvis du ikke længere ønsker at modtage vores nyheds­mail, kan du let framelde dig ved at klikke på ”unsubscribe” i vores nyheds­mails, som du modta­ger.

Hvis du ønsker at klage over vores behand­ling af personoplysninger, kan du ende­lig også kontakte os via vores sikre kontakt­for­mu­lar og med angi­velse af klage over person­da­ta­be­hand­ling i emne­linjen.

Du kan også sende en even­tu­elt klage til vores mailadres­ser eller postadres­ser idet du som atten­tion kan angive advo­kat og part­ner Kira Kolby Chri­sten­sen. Vi anbe­fa­ler dog, at du bruger den sikre kontakt­for­mu­lar.

Vi vil behandle klagen og vende tilbage til dig snarest muligt.

Du har også ret til at klage til Data­til­sy­net i forhold til dine rettig­he­der og over Elmer Advo­ka­ters behand­ling af dine personoplysninger. For yder­li­gere oplys­nin­ger om, hvor­dan du klager til Data­til­sy­net henvi­ses til Data­til­sy­nets hjem­meside.

Hvilke regler gælder?

Elmer Advo­ka­ters behand­ling af personoplysninger er regu­le­ret i

Data­be­skyt­tel­ses­for­ord­nin­gen og Data­be­skyt­tel­ses­lo­ven

Kira Kolby Christensen

Partner

Læs også om

NYHEDSBREV SIGN-UP

Du er tilmeldt vores nyhedsbrev