Elmer Advokaters databeskyttelsespolitik Hvordan kan du kontakte os?
Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder som beskrevet nedenfor, eller hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller denne databeskyttelsespolitik, er du velkommen til at kontakte os på nedenstående adresser – angiv gerne attention til advokat Mie Ramsay Teit.
Du kan også altid kontakte os via den sikre kontaktformular.
Hvis ikke du kan sende en krypteret mail til os, anbefaler vi faktisk, at du anvender formularen – navnlig hvis din henvendelse også indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger – fordi du derved undgår risiko for krænkelse.
Elmer Advokater Advokataktieselskab
CVR-nr. 26 09 55 65
Borgergade 24B
1300 København K
Mail: elmer@elmer-adv.dk alternativt sikkermail@elmer-adv.dk
Hvilke behandlinger foretager vi?
Elmer Advokater beskæftiger 18 ansatte, og vi er specialiseret i ansættelsesret, erstatningsret, forsikringsret og persondata.
Vi er dataansvarlige i forhold til vores personalesager og rekruttering samt vores generelle markedsføring – herunder planlægning og gennemførelse af diverse arrangementer såsom kurser og Gå-hjem møder.
Når vi behandler vores klienters sager, anser vi os også for dataansvarlige, idet vi efter de advokatetiske regler er ansvarlige for den rådgivning, vi har givet. Vi skal bl.a. kunne stå på mål for, at rådgivningen er baseret på et fyldestgørende oplyst grundlag. Desuden er vi som advokater underlagt en række forpligtelser i anden lovgivning, som indebærer, at vi ikke til fulde kan arbejde efter instruks fra vores klienter.
Som dataansvarlige i forhold til vores klienters sager er vi til gengæld fuldt opmærksomme på, at vi – som følge af vores faglige specialeområder – behandler en række fortrolige oplysninger om navnlig vores klienter, samt om personer (tredjeparter), der har tilknytning til vores klienters sager. Der er både tale om almindelige oplysninger omfattet af artikel 6 i databeskyttelsesforordningen og af § 6 i databeskyttelsesloven, og cpr-numre, som er reguleret i databeskyttelseslovens § 11, samt oplysninger omfattet den særlige kategori af data reguleret i databeskyttelsesforordningens artikel 9 og databeskyttelseslovens § 7. I sagerne kan også indgå oplysninger om strafbare forhold, jf. databeskyttelseslovens § 8.
Oplysningerne indsamles primært fra vores klienter. I mange tilfælde indsamles tillige oplysninger dog også fra andre – herunder modparten og andre aktører i sagerne.
Alt afhængig af sagens karakter vil oplysningerne i forbindelse med behandlingen blive udvekslet med de relevante eksterne aktører – det være sig modpart, vidner, fagforening, arbejdsgiver, kommuner, statslige myndigheder, voldgiftsnævn, domstolene mv.
Al udveksling af data er dog i det hele betinget af, at en indsamling, registrering og videregivelse er nødvendig i den konkrete sag for at kunne bistå vores klient bedst muligt
Når sagen er afsluttet, kan vi bede om klientens udtrykkelige samtykke til at offentliggøre en nyhed om sagen.
Retsgrundlaget for behandlingen er:
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger med udtrykkeligt samtykke
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en legitim interesse, medmindre hensynet til den registreredes interesser går forud herfor
Retsgrundlaget for behandlingen af de følsomme oplysninger (helbredsmæssige forhold, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, strafbare forhold etc.) er derudover:
databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger med udtrykkeligt samtykke
databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at fastlægge, forfølge eller forsvare et retskrav
databeskyttelseslovens § 8, stk. 2 og 3, hvorefter der kan ske behandling af oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt til varetagelse af en legitim interesse, og hvis denne interesse klart overstiger hensynet til den registrerede, ligesom der kan ske videregivelse hvis det sker til varetagelse af interesser der klart overstiger de hensyn, der begrunder hemmeligholdelse
databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, hvorefter der kan ske behandling af oplysninger om strafbare forhold, hvis betingelserne databeskyttelseslovens artikel 9 er opfyldt
Retsgrundlaget for behandling af personnummer er:
databeskyttelseslovens § 11, stk. 4, som betyder, at der kan ske behandling af personnummer efter reglerne i databeskyttelsesforordningens artikel 9 – herunder når det er nødvendigt for at fastlægge, forfølge eller forsvare et retskrav (artikel 9, stk. 2, litra f)
Er du klient vil vores behandling være baseret på en kombination mellem artikel 6, stk. 1, litra b, fordi vi har indgået en aftale med dig, om at bistå dig i din sag, og artikel 9, stk. 2, litra f, fordi vi har brug for behandle oplysningerne for at kunne fastlægge dit retskrav mod din modpart, samt for at kunne forsvare dig mod krav, der måtte være rejst af din modpart.
Er du modpart i en af vores sager vil vores behandling være baseret på en kombination mellem artikel 6, stk. 1, litra f, fordi vi vurderer, at vores klient har en legitim interesse i at behandle oplysninger om dig med henblik på at kunne forfølge sit krav, og artikel 9, stk. 2, litra f, fordi vi har brug for at behandle oplysningerne for at kunne fastlægge vores klients retskrav mod dig, samt for at kunne forsvare vores klient mod krav, der måtte være rejst af dig.
Er du tredjepart i en af vores sager vil vores behandling være baseret på en kombination mellem artikel 6, stk. 1, litra f, fordi vi vurderer, at vores klient har en legitim interesse i at behandle oplysninger om dig med henblik på at kunne forfølge sit krav, og artikel 9, stk. 2, litra f, fordi vi har brug for at behandle oplysningerne for at kunne fastlægge vores klients retskrav mod sin modpart, samt for at kunne forsvare vores klient mod krav, der måtte være rejst af modparten.
For så vidt angår vores personalesager behandler vi i udgangspunktet alene oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 og af databeskyttelseslovens § 11 – herunder navn, personnummer, kontaktoplysninger, løn og andre personalegoder, skatte- og kontooplysninger. Vedrørende vores studenter, fuldmægtige og advokater behandler vi også oplysninger om omsætning og registrerede timer.
Oplysningerne indsamles primært fra medarbejderen selv. I nogle tilfælde kan der tillige blive indsamlet oplysninger fra andre aktører i sagen, men det vil høre til sjældenhederne og forudsætter, at sagen har udviklet sig til en tvist. Er der opstået en tvist, at kan der blive udvekslet oplysninger med kommunen, arbejdsskademyndigheder, eventuel voldgift og medarbejderens fagforening.
Normalt udveksles dog alene oplysninger med SKAT og lønbureauet, der varetager lønudbetalingen (Bluegarden).
Under alle omstændigheder er al udveksling af data i det hele betinget af, at en indsamling, registrering og videregivelse er nødvendig for at vi kan behandle personalesagen.
Retsgrundlaget for behandlingen er:
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger med udtrykkeligt samtykke
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en berettiget interesse, medmindre hensynet til den registreredes interesser går forud herfor
databeskyttelseslovens § 12, stk. 2, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger til brug for varetagelse af arbejdsretlige forpligtelser, hvis det er for at forfølge en berettiget interesse, der udspringer af lov eller kollektiv overenskomst
Retsgrundlaget for behandlingen af de følsomme oplysninger (helbredsmæssige forhold, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, strafbare forhold etc.) er derudover:
databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger med udtrykkeligt samtykke
databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt af hensyn til at overholde en arbejdsretlig forpligtelse
databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at fastlægge, forfølge eller forsvare et retskrav
databeskyttelseslovens § 8, stk. 2 og 3, hvorefter der kan ske behandling af oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt til varetagelse af en berettiget interesse, og hvis denne interesse klart overstiger hensynet til den registrerede, ligesom der kan ske videregivelse hvis det sker til varetagelse af interesser der klart overstiger de hensyn, der begrunder hemmeligholdelse
databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, hvorefter der kan ske behandling af oplysninger om strafbare forhold, hvis betingelserne databeskyttelseslovens artikel 9 er opfyldt
databeskyttelseslovens § 12, stk. 2, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger til brug for varetagelse af arbejdsretlige forpligtelser, hvis det er for at forfølge en berettiget interesse, der udspringer af lov eller kollektiv overenskomst
Retsgrundlaget for behandling af personnummer er:
databeskyttelseslovens § 11, stk. 4, som betyder, at der kan ske behandling af personnummer efter reglerne i databeskyttelsesforordningens artikel 9 – herunder når det er nødvendigt for at fastlægge, forfølge eller forsvare et retskrav (artikel 9, stk. 2, litra f)
Angående ansøgere til ledige stillinger hos os, behandler vi i udgangspunktet udelukkende de oplysninger, som ansøgeren selv sender ind. Om relevant kan vi dog godt søge og behandle oplysninger om ansøgeren fra dennes eventuelle offentligt tilgængelige profiler på sociale medier.
Ansøgeren vil modtage en bekræftelse på ansøgningen, og derefter behandler vi oplysningerne, mens rekrutteringsprocessen er i gang. Af hensyn til overholdelse af hvidvaskreglerne kan det i rekrutteringsprocessen blive relevant, at der indhentes en straffeattest – navnlig hvis der ansøges en betroet stilling (bogholder). Ansøger vil i givet fald blive bedt om at indhente den selv og præsenterer den for os. Selve straffeattesten gemmes ikke hos os.
Når processen er afsluttet, vil ansøgningen blive slettet. Fører processen til en ansættelse, vil ansøgningen dog blive lagt på pågældendes personalesag.
Ved svar på uopfordrede ansøgninger behandler vi også udelukkende de oplysninger, som ansøgeren selv har sendt ind. Vi svarer ansøgeren inden for et par dage, og hvis ikke der er mulighed for ansættelse, vil ansøgningen blive slettet med det samme, dette er meddelt ansøgeren.
I nogle tilfælde – hvad enten vi har ansøgt eller der ansøges uopfordret – vil vi bede om ansøgerens udtrykkelige samtykke til at beholde ansøgningen i 6 måneder, i fald der skulle dukke en mulighed for ansættelse op. Ansøgningen vil derefter blive slettet.
Vi indhenter ikke referencer uden samtykke.
Retsgrundlaget for behandlingen er:
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger med udtrykkeligt samtykke
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en berettiget interesse, medmindre hensynet til den registreredes interesser går forud herfor
databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, hvorefter der kan ske behandling af oplysninger om strafbare forhold, hvis betingelserne databeskyttelseslovens artikel 9 er opfyldt
Ud over at bistå vores klienter og tage hånd om vores personale behandler vi også oplysninger til brug for at kunne forfølge vores legitime interesse til at administrere vores forretning – herunder at kunne varetage indkøb af diverse produkter og licenser til vores forretning samt for at forbedre, udvikle og markedsføre vores rådgivningsydelser.
For så vidt angår almindelig administration, behandles udelukkende almindelige oplysninger af ikke fortrolig karakter om kontaktpersonerne hos vores leverandører og andre samarbejdspartnere.
For så vidt angår vores markedsføring, behandles udelukkende oplysninger af almindelig ikke-fortrolig karakter i form af kontaktoplysninger på deltagerne i vores arrangementer samt mailadresser på modtagerne af vores nyhedsbreve. Derudover behandler vi elektroniske data og brugeradfærd på vores hjemmeside (cookies) til brug for diverse markedsføringstiltag overfor såvel vores forbundskunder som andre via nyhedsmails, hjemmesiden og på diverse sociale medier.
Du kan læse mere om vores cookiepolitik her.
Retsgrundlaget for behandlingen er:
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger med udtrykkeligt samtykke
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der kan ske behandling af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forfølge en berettiget interesse, medmindre hensynet til den registreredes interesser går forud herfor
Hos Elmer Advokater bestræber vi os altid på at behandle så få oplysninger som muligt og i så kort tid som muligt. Vores behov for at behandle og opbevare oplysninger afhænger dog i høj grad også af vores forpligtelser som arbejdsgiver og af vores advokatetiske forpligtelser, herunder bl.a. pligten til at yde behørig grundig rådgivning til vores klienter.
Hvordan sørger vi for at passe på dine oplysninger?
Elmer Advokater prioriterer databeskyttelse højt både af hensyn til vores private klienters integritet og af hensyn til fortroligheden med vores forbundsklienter og andre professionelle samarbejdspartnere. Vi har implementeret tekniske sikkerhedsforanstaltninger, der skal sikre databeskyttelse i alle sammenhæng. Vi har supplereret de tekniske sikkerhedsforanstaltninger med organisatoriske tiltag i form af intern uddannelse og interne instrukser. Sammen med de tekniske sikkerhedsforanstaltninger skal de sikre fuld efterlevelse af de gældende databeskyttelsesregler. Vi gennemfører desuden regelmæssigt interne opfølgninger og efteruddannelse, så det kontinuerligt sikres, at vores behandlinger lever op til reglerne.
Hvornår slettes oplysningerne?
Elmer Advokater sletter personoplysninger, når der ikke længere er et arbejdsbetinget behov for at behandle dem. I udgangspunktet opbevares oplysninger tilknyttet vores klienters sager i 5 år efter sagens afslutning, hvorefter de slettes i det hele. Opbevaringsperioden er dikteret af gældende forældelsesfrister og hensynet til vores klienters muligheder for at få genoptaget sager uden at skulle indhente alt materiale på ny. Har vi givet en gratis forhåndsvurdering, kan vi af samme grund også finde det nødvendigt at opbevare mailkorrespondancen med vores vurdering i 5 år (altså også selvom du måtte vælge ikke at gå videre med bistand fra os).
Derudover er vores opbevaringsperioder afhængig af de forpligtelser, vi er underlagt i særlovgivningen. Eksempelvis kan oplysninger om vores klienter og modparter (uden selve sagsmaterialet) opbevares i længere tid af hensyn til at kunne varetage vores forpligtelser om interessekonflikter efter de advokatetiske regler.
Vores personalesager slettes 5 år efter, at ansættelsesforholdet er stoppet, ligesom vi sletter alle oplysninger relateret til markedsføring senest 1 år efter, at arrangementet/tiltaget er gennemført.
Nyhederne på vores hjemmeside slettes 5 år efter offentliggørelse.
Hvad er dine rettigheder?
Du har som registreret en række rettigheder, som Elmer Advokater er forpligtet til at opfylde som følge af vores dataansvar.
Du kan derfor altid kontakte os for at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, ligesom du kan få berigtiget eventuelle forkerte eller mangelfulde personoplysninger. Du kan også kontakte os, hvis du ønsker, at dine personoplysninger bliver slettet, hvis du ønsker, at Elmer Advokater begrænser behandlingen af dine oplysninger, hvis du vil gøre indsigelse mod, at vi behandler oplysninger om dig, eller hvis du ønsker at udnytte din ret til dataportabilitet (det vil sige, at du kan bede om at få overført dine oplysninger elektronisk til en ny dataansvarlig (eksempelvis en ny advokat) og i et tilgængeligt format).
Angående navnlig indsigelsesretten har du mulighed for at gøre indsigelse i de tilfælde, hvor vores behandling er baseret på databeskyttelseslovens artikel 6, stk. 1, litra f, som giver mulighed for at behandle oplysninger, hvis man forfølger en legitim interesse, og hensynet til den registrerede ikke overstiger denne interesse.
Det er navnlig relevant hvis du er modpart eller tredjepart i en af vores klienters sager. Vores behandling er i dette tilfælde bl.a. baseret på bl.a. artikel 6, stk. 1, litra f, og du har derfor mulighed for at gøre indsigelse mod vores behandling, hvis du vurderer, at dine interesser i, at dine oplysninger ikke behandles, overstiger vores klients interesse i at kunne behandle oplysningerne for at kunne forfølge sit krav.
Ønsker du at gøre dine rettigheder gældende, kan du kontakte os på vores mailadresser eller postadresser idet du som attention kan angive advokat Mie Ramsay Teit.
Du kan også – hvilket vi anbefaler – kontakte os via den sikre kontraktformular.
Derved undgår du risiko for krænkelse, hvis ikke du kan sende en krypteret mail til os.
Hvis vi behandler personoplysninger baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Hvis du ønsker at tilbagekalde et samtykke til vores behandling, kan du også kontakte os via vores sikre kontaktformular.
Hvis du ikke længere ønsker at modtage vores nyhedsmail, kan du let framelde dig ved at klikke på ”unsubscribe” i vores nyhedsmails, som du modtager.
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, kan du endelig også kontakte os via vores sikre kontaktformular og med angivelse af klage over persondatabehandling i emnelinjen.
Du kan også sende en eventuelt klage til vores mailadresser eller postadresser idet du som attention kan angive advokat Mie Ramsay Teit. Vi anbefaler dog, at du bruger den sikre kontaktformular.
Vi vil behandle klagen og vende tilbage til dig snarest muligt.
Du har også ret til at klage til Datatilsynet i forhold til dine rettigheder og over Elmer Advokaters behandling af dine personoplysninger. For yderligere oplysninger om, hvordan du klager til Datatilsynet henvises til Datatilsynets hjemmeside.
Hvilke regler gælder?
Elmer Advokaters behandling af personoplysninger er reguleret i
Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven